Ilmiantotoiminto

Mitä on ilmiantaminen?

Ilmiantaminen tarkoittaa, että työntekijät kertovat työhönsä liittyvissä yhteyksissä erilaisista väärinkäytöksistä työnantajansa toiminnassa. Ne voivat olla laittomia, epäeettisiä tai suorastaan sopimattomia. Työntekijän tekemien paljastusten (ilmiantojen) on oltava yleisen edun mukaisia. Tämä tarkoittaa, että on oltava olemassa omaa etuasi suurempi etu eli niin sanottu yleinen etu.

Väärinkäytösten määritelmä

Väärinkäytöksellä tarkoitetaan mitä tahansa vakavaa seikkaa, jolla voi olla kielteisiä vaikutuksia yritykselle ja/tai sen toiminnalle tai sen työntekijöiden työympäristölle, tai mitä tahansa muuta vakavaa työhön liittyvää seikkaa, jonka paljastaminen voi olla yleisen edun mukaista.

Väärinkäytöksiä ovat muun muassa todelliset tai epäillyt:

• lakien ja asetusten rikkomukset (siviili- tai rikosoikeudelliset),
• yrityksen käytäntöjen, ohjeiden ja suuntaviivojen rikkomukset,
• lahjonta ja korruptio,
• vakava riski yksilöiden hengelle tai terveydelle (kuten esimerkiksi ympäristörikokset tai merkittävät turvallisuuspuutteet työpaikalla),
• vakavat työympäristöpuutteet (kuten järjestelmällinen kiusaaminen, syrjintä tai häirintä) ja
• muu toiminta, joka on ristiriidassa yhtiön perusarvojen kanssa.

Väärinkäytöksen määritelmään eivät yleensä kuulu asiat, jotka koskevat yksinomaan yksityishenkilön ja yrityksen välistä suhdetta. Sen sijaan yhtiö rohkaisee yksilöitä ottamaan tällaiset asiat esille esimiehensä tai henkilöstöosaston kanssa tarpeen mukaan.

Ilmiantajien suojaaminen

Säännökset kieltävät työnantajia rankaisemasta ilmiantajaa millään tavoin. Esimerkkejä tällaisista vastatoimista voivat olla: kiusaaminen, uhkailu, irtisanominen, irtisanominen, uudelleensijoitus, palkankorotuksen menettäminen, huhujen levittäminen ja muut yritykset vahingoittaa ja/tai vaikuttaa ilmiantajaan. Työnantaja voi joutua vahingonkorvausvastuuseen, jos tällaisiin toimiin ryhdytään ilmiannon seurauksena.

Kuka voi tehdä ilmiannon?

Seuraavia henkilöryhmiä kannustetaan ilmoittamaan väärinkäytöksistä:

• työntekijät (mukaan lukien osa-aikaiset tai määräaikaiset työntekijät),
• palkattu henkilöstö (kuten konsultit tai muut riippumattomat toimeksisaajat),
• yrityksessä harjoittelussa olevat henkilöt.

Ilmiantotoimintoa voivat käyttää myös henkilöt, jotka eivät ole vielä työsuhteessa yritykseen, edellyttäen, että tieto väärinkäytöksestä on saatu rekrytointiprosessin aikana tai muissa sopimusneuvotteluissa, sekä henkilöt, jotka ovat kuuluneet johonkin edellä mainituista henkilöryhmistä ja jotka ovat saaneet tietää tai hankkineet tietoa väärinkäytöksestä ollessaan yrityksessä.

Kun ilmoitat väärinkäytöksestä, sinulla on oltava perusteltu syy uskoa, että tiedot väärinkäytöksestä ovat totta ilmoituksen tekohetkellä. Sinun ei kuitenkaan tarvitse esittää mitään todisteita tai vastaavaa. Niin kauan kuin toimit vilpittömässä mielessä, et joudu kärsimään kielteisistä seurauksista, vaikka epäilys väärinkäytöksestä osoittautuisi lisätutkimusten jälkeen vääräksi.

Ilmiantotoimintoa ei saa käyttää sellaisten henkilökohtaisten väärinkäytösten ilmoittamiseen, jotka koskevat vain ilmoittajaa ja hänen työtilannettaan. Tällaiset väärinkäytökset käsitellään sisäisesti, eivätkä ne täytä yleistä etua koskevaa vaatimusta.

Esimerkkejä tilanteista, joissa toimintoa ei tule käyttää, ovat:

• ilmoittajan ja toisen työntekijän väliset ristiriidat,
• näkemykset johtajuudesta,
• tyytymättömyys palkkaukseen.

Vaikka nämä ristiriidat ja tyytymättömyyden ilmaukset on tärkeää käsitellä, ne eivät useimmissa tapauksissa ole yleisen edun mukaisia, vaan ne olisi käsiteltävä kunkin toiminnon sisällä.

JOABia koskevat yleiset valitukset tai huomautukset

JOABia ja sen toimintaa koskevat yleiset valitukset tai huomautukset tulee tehdä lähimmälle esimiehelle tai suoraan henkilöstöpäällikölle sähköpostitse osoitteeseen pernilla.nilsson@joab.se
puhelin 031-7050737

Näin teet ilmiannon

JOAB haluaa varmistaa, että organisaatiossa tapahtuvat väärinkäytökset tai sääntöjenvastaisuudet, jotka voivat vahingoittaa yritystä tai sen työntekijöitä, saatetaan sen tietoon ja tutkitaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Olemme valinneet, että kaikki valitukset vastaanottaa ja tutkii ulkopuolinen toimija Human & heart HR AB ja heidän ilmiantopalvelunsa "Trust & heart" oikeusturvan takaamiseksi. Ilmiantotoimintoa käytetään kaikenlaisten väärinkäytösten tai yleisen edun mukaisten sääntöjenvastaisuuksien ilmoittamiseen.

Sen jälkeen kun Human & heart on tehnyt tapauksesta alustavan arvion, yrityksen toimivaltaiset henkilöt, ensisijaisesti henkilöstöpäällikkö, tutustuvat toimitettuihin tietoihin arvioidakseen tarvitaanko lisätutkimuksia.

Ilmiannon voi tehdä nimettömänä. Voit tehdä ilmiannon seuraavilla tavoilla:

• Digitaalinen ilmoitus Trust & heartin kautta: Ilmoitukseen Linkki digitaaliseen ilmoitukseen
• Ilmoitus puhelimitse: 08-82 40 00, klo 8-16
• Ilmoitus kirjeitse: Human & heart, Pelle Bergs backe 3c, 791 50 Falun

Ota huomioon ennen kuin teet ilmoituksen

Sovellettavan lain mukaan sinua suojataan kostotoimilta, jos ilmoitat tilanteista, joissa sinulla on perusteltua syytä uskoa, että tiedot väärinkäytöksistä ovat totta. Sinulla on lakisääteinen oikeus pysyä nimettömänä sekä ilmiantosi vastaanottavan henkilön että työnantajasi suhteen. Samalla toivomme, että uskallat kertoa avoimesti, kuka olet, jotta voimme tutkia tapahtumat parhaalla mahdollisella tavalla.

Kun olet lähettänyt ilmoituksesi

Kun olet lähettänyt ilmoituksesi, luodaan tapausnumero, ja tapauksellesi nimetään käsittelijä.

1. Sisäinen eturistiriitatarkastus tehdään sen varmistamiseksi, että käsittelijällä ei ole eturistiriitaa ilmoitettujen asioiden kanssa.
2. Saat tunnuksen ja salasanan, joiden avulla voit seurata tapauksen tilaa.
3. Saat seitsemän työpäivän kuluessa päivityksen tapauksen käsittelyn tilanteesta. Voit kieltäytyä vastaanottamasta päivityksiä esimerkiksi tapauksen kuvauksessa.
4. Käsittelijä saattaa haluta ottaa sinuun yhteyttä. Voit ottaa yhteyttä paljastamatta henkilöllisyyttäsi.

Jos olet valinnut tapauksen seurannan, voit kirjautua sisään niillä tiedoilla, jotka saat, kun ilmoitat väärinkäytöksestä. Voit halutessasi pysyä nimettömänä tapauksen käsittelijälle.

Jos olet päättänyt antaa yhteystietosi, käsittelijä voi ottaa sinuun yhteyttä, jos hänellä on kysyttävää.

Ilmoituksen aiheuttamat toimenpiteet ja seuraukset

Jos on syytä epäillä, että on tapahtunut väärinkäytös tai muu vakava tilanne, päätetään tehdä tutkinta. Tutkintaan osallistuu sisäisiä tai ulkoisia tutkijoita, jotka tutkivat ilmoituksen. Human & heart -tutkijat antavat suosituksen jatkokäsittelystä henkilöstöpäällikölle.  Henkilöstöpäällikkö arvioi tämän jälkeen, onko asia tutkittava sisäisesti vai ulkoisesti.

Riippumatta siitä, minkä tyyppisestä tutkinnasta on kyse, väärinkäytöksestä ilmoittanutta henkilöä suojaa luottamuksellisuus ja häntä suojataan kostotoimilta ja estäviltä toimenpiteiltä.

Jos ilmoituksesi on tahallisesti väärä

Jos ilmoitat tietoisesti olemattomista tilanteista tai jos annat ilmeisen harhaanjohtavia tietoja, laki ei suojaa sinua. Tilanteesta ilmoittaessasi et saa myöskään syyllistyä rikokseen.

Ilmeisen väärät tai harhaanjohtavat ilmoitukset voidaan tutkia.

Muita tapoja ilmiantaa

Ulkoiset kanavat

Vaihtoehtona sisäiselle ilmoitusmenettelylle voit myös ilmoittaa väärinkäytöksistä suoraan erityisesti valituille ruotsalaisille viranomaisille (ulkoinen ilmianto) ilman kostotoimien vaaraa. Se, mille viranomaiselle sinun tulisi tehdä ilmoitus, riippuu siitä, millaisesta väärinkäytöksestä olet tekemässä ilmoitusta. Ilmoitus on tehtävä käyttämällä vakiintuneita ilmoituskanavia, jotka on suunniteltu väärinkäytösten ilmoittamiseksi asianomaiselle viranomaiselle.

Ilmoittajavapaus

Jos et kuulu niiden henkilöiden joukkoon, jotka voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä ja saada suojaa ilmiantajalain nojalla, sinuun sovelletaan silti perustuslakimme, lehdistönvapauslain (1949:105) ja sananvapauslain (1991:1469) säännöksiä.

Jokainen voi vapaasti käyttää näiden lakien mukaisia oikeuksiaan riippumatta siitä, onko hän päättänyt käyttää ilmiantajalain säännöksiä.

Suojaa, joka annetaan henkilölle, joka ilmoittaa väärinkäytöksistä minkä tahansa perustuslakimme nojalla, kutsutaan yhteisesti lähdesuojaksi. Lähdesuoja koostuu seuraavista osista:

• Ilmoittajavapaus
• Hankintavapaus
• Oikeus nimettömyyteen

Näihin kolmeen oikeuteen liittyy säännöksiä näiden oikeuksien vastaavasta suojelusta:

• Vaitiolovelvollisuus (lähdesuoja)
• Tutkimuskielto
• Kostotoimikielto

Ilmoittajavapaus tarkoittaa sitä, että kuka tahansa voi vapaasti välittää tietoa mistä tahansa aiheesta julkaistavaksi perustuslain suojaamassa välineessä, jollei lehdistönvapauslaissa tai sananvapauslaissa säädetyistä poikkeuksista muuta johdu. Tietojen on kuitenkin oltava tarkoitettu julkaistaviksi perustuslain suojaamassa tiedotusvälineessä ja ne on toimitettava lehdistönvapauslaissa tai sananvapauslaissa määritellylle vastaanottajalle.

Hankintavapaus tarkoittaa, että kenellä tahansa on oikeus hankkia tietoja ja tiedustelutietoja mistä tahansa aiheesta, jollei lehdistönvapauslaista tai sananvapauslaista muuta johdu, julkaistakseen ne perustuslain suojaamassa välineessä tai voidakseen tehdä ilmoittajavapauden säännösten mukaisen ilmoituksen.

Jokaisella, joka antaa tietoja julkaistavaksi, on oikeus pysyä nimettömänä, ja henkilöitä, jotka osallistuvat sellaisen teoksen valmisteluun, julkaisemiseen tai levittämiseen, joka on julkaistu tai tarkoitettu julkaistavaksi lehdistönvapauslain tai sananvapauslain suojaamassa tiedotusvälineessä, sitoo salassapitovelvollisuus edellä mainittujen henkilöiden henkilöllisyyden osalta.

Tutkintakielto tarkoittaa, että viranomaiset ja muut julkiset elimet eivät saa etsiä nimetöntä tekijää tai kirjoittajaa tai sitä, joka on julkaissut tai aikonut julkaista teoksen painetussa muodossa, joka on antanut tietoja julkaisemista varten tai joka on toimittanut teoksen julkaistavaksi.

Kostotoimikielto tarkoittaa, että viranomaiset ja virkamiehet eivät saa ryhtyä negatiivisiin toimiin yksilöä vastaan sen vuoksi, että tämä käyttää ilmoittajavapauttaan.

Näin käsittelemme henkilötietojasi

Henkilötietojen käsittely yrityksen ilmiantojärjestelmän yhteydessä tapahtuu sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Käsitellyt henkilötiedot poistetaan tavallisesti kahden vuoden kuluessa siitä, kun raportoitua väärinkäytöstä koskeva tutkinta on saatu päätökseen.

Arvioidessaan ja tutkiessaan ilmiantopalvelun kautta tulleita ilmoituksia yhteistyökumppanimme Human & heart käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän ominaisuudessa. Täältä voit lukea heidän tietosuojakäytäntönsä.